Checklist simplu pentru contracte fără erori

Un contract greșit poate bloca un proiect, poate crea neînțelegeri între părți sau poate atrage probleme juridice. De multe ori, erorile apar din grabă, lipsă de atenție sau din utilizarea unor șabloane neactualizate. Un text copiat din alt document, cu denumiri rămase din greșeală, poate schimba cu totul sensul. Într-un document oficial, fiecare cuvânt contează. De aceea, orice contract trebuie verificat cu o listă clară, înainte de a fi trimis spre semnare.

Un astfel de checklist poate fi folosit de avocați, freelanceri, contabili, firme mici sau mari. Nu e nevoie de experiență juridică, ci doar de logică, claritate și atenție la detalii.

Cine semnează?

Verifică dacă numele complet, funcția și datele de identificare ale părților sunt corecte. Dacă e vorba despre persoane juridice, trebuie trecută denumirea exactă din registrul firmelor, cu toate elementele obligatorii: formă juridică, număr de înregistrare, cod fiscal, sediu.

Când e vorba despre persoane fizice, trebuie să apară numele complet, CNP-ul, seria și numărul actului de identitate, domiciliul și calitatea în care semnează (de exemplu: mandatar, beneficiar, prestator). O eroare în aceste date poate invalida contractul sau poate duce la neclarități legale.

Ce conține contractul?

Este clar despre ce serviciu sau produs e vorba? Sunt descrise complet, fără termeni ambigui sau generali? Dacă răspunsul e nu, documentul trebuie rescris. Un contract care nu descrie clar obiectul nu poate fi aplicat corect.

Dacă se menționează livrare, trebuie scrisă adresa exactă. Dacă e vorba de un serviciu, trebuie notate orele, locația, platforma folosită sau orice alt detaliu important. La produse, contează cantitatea, modelul, codul, eventual și starea (nou, resigilat etc).

Cine plătește, cât și când?

Partea financiară trebuie să fie clară și structurată. Suma, moneda, termenele de plată, penalitățile pentru întârziere, metoda de plată (cont bancar, numerar, card) și eventualele tranșe – toate trebuie menționate.

Dacă e vorba despre un serviciu recurent, trebuie notat cât durează fiecare ciclu de facturare. Dacă e cu TVA inclus sau exclus, acest lucru trebuie clarificat. Lipsa acestor detalii poate duce la neînțelegeri sau chiar la refuzul de plată.

Termene clare

Când începe și când se termină contractul? Dacă nu are o dată exactă, trebuie menționat un eveniment declanșator (de exemplu: „la data semnării de către ambele părți” sau „după acceptarea comenzii”).

Se recomandă să existe termene și pentru fiecare livrabil, în funcție de proiect. În plus, trebuie clarificat ce se întâmplă dacă termenele nu sunt respectate. Se aplică penalizări? Se consideră contractul reziliat automat? Fără aceste mențiuni, e greu de dovedit că cineva a greșit.

Clauze de reziliere

Orice contract trebuie să includă o procedură de încetare. Poate fi vorba despre reziliere cu preaviz, despre reziliere pentru neplată sau despre reziliere pentru neîndeplinirea obligațiilor.

Fiecare caz trebuie explicat clar: cine poate face pasul, în ce condiții și cu ce efecte. Lipsa acestei clauze lasă loc de interpretări și poate transforma o simplă separare într-un conflict complicat.

Responsabilități și obligații

Trebuie să scrii clar ce face fiecare parte. Cine oferă produsul, cine îl transportă, cine îl instalează, cine oferă suport, cine face plățile, cine trebuie să trimită rapoarte.

Pentru contractele de servicii, se recomandă detalierea activităților, a frecvenței și a modului în care se verifică rezultatele. Contractele bune sunt cele în care fiecare parte știe exact ce are de făcut și nu are cum să spună că a înțeles altceva.

Confidențialitate, GDPR și proprietate intelectuală

Dacă se lucrează cu date sensibile, cu baze de date sau cu fișiere personale, contractul trebuie să includă o clauză de confidențialitate. De asemenea, trebuie menționat cine deține drepturile asupra materialelor produse – texte, cod, design, fotografii.

În lipsa acestor clauze, pot apărea probleme de copyright sau conflicte legate de folosirea ulterioară a materialelor. O clauză simplă poate evita multe discuții neplăcute.

Ce se întâmplă dacă apare o problemă?

Se numește clauză de forță majoră sau clauză de limitare a răspunderii. Poți menționa că unele evenimente externe (cutremure, pandemii, decizii ale autorităților) pot duce la întârzieri sau la imposibilitatea de a livra un serviciu.

Tot aici poți preciza că niciuna dintre părți nu va fi trasă la răspundere pentru daune indirecte sau pierderi de profit. Aceste clauze pot părea formale, dar sunt utile în negocieri sau în instanță.

Formatul și prezentarea

Contractul trebuie să fie ușor de citit. Font clar, spațiere corectă, numerotare logică, pagini numerotate. Fiecare paragraf trebuie să aibă un titlu clar. Fiecare idee să fie separată într-un punct sau alineat distinct.

Semnăturile trebuie să fie la final, iar dacă sunt mai multe pagini, se poate adăuga și parafare. Data semnării trebuie trecută clar, pentru ambele părți. Greșelile de formatare sau textele dezordonate reduc încrederea și pot genera confuzii.

De ce să folosești instrumente digitale?

Cu cât lucrezi mai des cu contracte, cu atât crește riscul de greșeli. Copierea unui document vechi, uitarea unor clauze sau încurcarea numelor apar des în firmele mici sau în activități independente. Soluțiile automate pot ajuta.

Un sistem de generare automată contracte poate salva timp, reduce erorile și păstrează toate versiunile documentului într-un singur loc. Poți introduce datele în format standard, iar textul se completează singur, cu clauze predefinite. Astfel eviți greșelile de copiere și obții un fișier corect, pregătit de semnare.

Ce rol are Verti

Verti oferă o platformă care ajută firmele să creeze rapid contracte fără greșeli. Documentele pot fi completate direct din interfață, fără să mai pierzi timp în fișiere Word. Totul e standardizat, iar șabloanele sunt verificate juridic. Poți introduce datele clientului, iar clauzele se adaugă automat în funcție de tipul serviciului sau produsului.

În plus, cu ajutorul procesului de generare automată contracte, ai control complet asupra structurii. Nu mai uiți clauze, nu mai repeți termeni și poți trimite documentul spre semnare direct din platformă.

Un contract scris bine te protejează pe termen lung. Poți folosi checklistul de mai sus pentru orice tip de contract. Cu un sistem clar, scapi de griji și eviți probleme care altfel ți-ar putea consuma timp, bani și energie.