Dosarul prețurilor de transfer – ce trebuie să știi înainte de un control

Există momente în viața unei companii în care pregătirea face diferența. Un control fiscal legat de prețurile de transfer este unul dintre ele. Dacă ai relații comerciale cu entități afiliate, dosarul prețurilor de transfer nu mai e o opțiune, ci o necesitate. Ce înseamnă, cum se construiește și de ce nu vrei să te prindă autoritățile nepregătit? Răspunsurile sunt în rândurile următoare.

​Ce este dosarul prețurilor de transfer?

Dosarul prețurilor de transfer este un document complex, care justifică modul în care au fost stabilite prețurile tranzacțiilor între firme afiliate. Nu e vorba doar de o formalitate contabilă, ci de o analiză detaliată ce arată dacă aceste prețuri respectă principiul valorii de piață.

Autoritățile fiscale vor să se asigure că relațiile între entitățile afiliate nu sunt folosite pentru a muta profitul artificial între jurisdicții cu fiscalitate diferită. Asta înseamnă că dosarul trebuie să conțină explicații clare, date financiare relevante și comparații cu prețuri practicate între firme independente.

​Cine trebuie să întocmească dosarul?

Dosarul nu e obligatoriu pentru toate firmele. Există praguri stabilite prin lege, în funcție de valoarea tranzacțiilor derulate cu părțile afiliate. Dacă depășești aceste praguri, dosarul devine obligatoriu. În lipsa lui, te poți trezi cu amenzi și ajustări fiscale semnificative.

În general, grupurile de companii – fie că sunt multinaționale, fie că operează doar la nivel național – trebuie să ia în serios această obligație. Dacă faci parte dintr-un astfel de grup, e bine să verifici din timp dacă te încadrezi în categoria contribuabililor mari sau mijlocii.

​Ce conține concret un dosar de prețuri de transfer?

Structura dosarului e împărțită în trei componente principale:

​1. Informații despre grup

Aici sunt prezentate date generale despre grupul din care face parte compania: structura de acționariat, organizarea internațională, lanțul valoric și politica de prețuri de transfer aplicată la nivel global.

​2. Informații despre entitatea locală

Se detaliază activitatea firmei din România: date financiare, tipurile de tranzacții cu entitățile afiliate, strategii comerciale, riscuri asumate, funcțiile desfășurate etc.

​3. Analiza economică

Aceasta este partea cea mai sensibilă. Include selecția metodei de prețuri de transfer, analiza comparabilității, baza de date folosită, selecția companiilor comparabile și concluziile privind alinierea prețurilor la valorile de piață.

​De ce e importantă documentația comparabilă?

Fără o analiză comparabilă, dosarul nu are greutate. Trebuie să demonstrezi că tranzacțiile tale se încadrează în limite rezonabile, prin raportare la prețurile practicate între entități independente.

Pentru asta se folosesc baze de date comerciale, metode statistice și selecții riguroase. Nu e un proces simplu și nici nu poate fi făcut la întâmplare. Ai nevoie de experiență, metodologie solidă și o înțelegere clară a industriei în care activezi.

​Ce riscuri apar dacă dosarul nu e corect sau lipsește?

Riscurile sunt semnificative. În primul rând, ai de-a face cu amenzi pentru neîntocmirea dosarului la termen. Apoi, dacă autoritățile consideră că prețurile practicate nu sunt conforme cu piața, pot face ajustări care duc la impozite suplimentare, dobânzi și penalități.

În unele cazuri, sumele sunt considerabile, mai ales dacă tranzacțiile au fost recurente sau implică bunuri și servicii de valoare mare. În plus, dosarul neconform poate atrage controale repetate și creșterea gradului de risc fiscal asociat companiei.

​Ce trebuie să faci înainte de un control?

Un control privind prețurile de transfer nu vine fără semne. În general, autoritățile solicită din timp dosarul, oferind un termen clar pentru predare. E momentul în care fie ești pregătit, fie începi o cursă contra-cronometru.

Ideal e să ai dosarul pregătit dinainte. Dacă ai tranzacții frecvente cu părțile afiliate, ar trebui să tratezi această obligație cu aceeași seriozitate ca bilanțul anual. Asta înseamnă actualizare periodică, corelare cu modificările din grup și păstrarea documentației-suport pentru fiecare tranzacție.

​Cum te pot ajuta serviciile specializate?

Să întocmești dosarul intern poate fi o capcană, mai ales dacă nu ai expertiză fiscală și juridică avansată. Aici intervin firmele specializate în Transfer Pricing Services, care pot prelua integral procesul.

Ele oferă nu doar redactarea propriu-zisă, ci și consultanță pentru structurarea tranzacțiilor, suport în fața autorităților și actualizarea periodică a documentației. Practic, externalizezi un risc major și câștigi timp, claritate și siguranță.

Dacă lucrezi cu o echipă cu experiență în Transfer Pricing Services, șansele de a trece cu bine un control cresc semnificativ. Asta pentru că documentația respectă standardele OECD și este gândită exact cum o așteaptă inspectorii fiscali.

​Există diferențe între firmele care oferă aceste servicii?

Da, și e important să le analizezi înainte să iei o decizie. Unele firme livrează doar documentația standard, fără consultanță sau fără personalizare. Altele oferă pachete complete, inclusiv asistență la controale și recomandări proactive.

E bine să întrebi din start ce tip de baze de date folosesc, ce experiență au cu ANAF și dacă au expertiză în industria ta. O firmă care înțelege specificul afacerii tale poate face diferența între un dosar acceptat fără observații și unul contestat în totalitate.

​Cât durează întocmirea unui dosar?

Depinde de volumul tranzacțiilor și de disponibilitatea documentelor. Un dosar bine făcut poate necesita câteva săptămâni de muncă, mai ales dacă se lucrează pe mai multe entități sau tipuri de tranzacții.

Nu aștepta solicitarea de la ANAF ca să te apuci de lucru. Dacă ai toate datele pregătite și lucrezi din timp cu o echipă bună de Transfer Pricing Services, poți evita stresul și întârzierile.

​Ce greșeli să eviți?

Există câteva erori frecvente care pot compromite dosarul:

• Lipsa justificărilor pentru metoda aleasă;
• Lipsa comparabilelor relevante;
• Date financiare incomplete sau neactualizate;
• Tranzacții nedeclarate complet;
• Copierea documentației de la alți ani fără revizuire.

Fiecare an fiscal vine cu schimbări. Inclusiv prețurile din piață, structura grupului sau metodele acceptate de autorități pot evolua. Dosarul trebuie să reflecte realitatea actuală, nu trecutul.

​Ce rol are comunicarea cu ANAF?

Comunicarea clară cu autoritățile contează. Dacă dosarul e solid, dar prezentarea e slabă, pot apărea neînțelegeri. De aceea, e util ca echipa care a redactat dosarul să fie alături de tine în timpul controlului.

Poți primi întrebări suplimentare, solicitări de documente sau explicații pentru anumite metode. Cu o echipă de Transfer Pricing Services alături, e mai ușor să oferi răspunsuri corecte și să păstrezi controlul asupra discuției.