Cele mai frecvente greșeli când îți alegi furnizorul de semnătură electronică

Alegerea unui furnizor de semnătură electronică nu este doar o chestiune tehnică — e o decizie strategică care îți poate influența securitatea, legalitatea și eficiența operațională pe termen lung. Dacă nu ești foarte atent, poți face greșeli care îți vor crea probleme juridice, întârzieri sau costuri neașteptate. Mai jos sunt cele mai frecvente erori pe care le-am observat în practică:

1. Lipsa verificării acreditării legale

Primul lucru pe care trebuie să-l verifici este dacă furnizorul este autorizat conform legislației locale și europene. Mulți furnizori pretind că oferă semnături electronice, dar nu toți au certificarea calificată sau apar pe liste oficiale (Trusted List) recunoscute legal.

2. Neînțelegerea diferențelor între tipurile de semnătură

Semnătură simplă, semnătură avansată, semnătură calificată — fiecare dintre acestea are niveluri diferite de recunoaștere legală și securitate. Dacă furnizorul nu explică clar ce tip îți pune la dispoziție sau nu oferă opțiunea de actualizare (ex: de la avansată la calificată), riști să folosești o semnătură care nu e acceptată în toate situațiile de care ai nevoie.

3. Ignorarea securității tehnice

Chiar dacă furnizorul are autorizare, dacă implementarea lui este slabă, riscul de probleme crește: chei private prost protejate, lipsă de criptare, sisteme unice fără backup, lipsa autentificării cu mai mulți factori.

4. Alegeri bazate strict pe preț

Prețul pare adesea cel mai vizibil criteriu, dar dacă alegi furnizorul doar pentru că e cel mai ieftin, fără să verifici ce primești la pachet (suport, compatibilitate, revocare, securitate, actualizări), poți avea surprize: costuri ascunse, limitări de funcționalitate, lipsă de compatibilitate cu instituții publice.

5. Lipsa suportului tehnic și a documentației clare

Un furnizor bun trebuie să ofere suport clar — ghiduri, tutoriale, asistență tehnică promptă — și să aibă documentație transparentă. Dacă procesele de obținere, instalare sau utilizare a semnăturii nu sunt bine explicate, risc mare să ai erori sau blocaje.

6. Neglijarea compatibilității cu platformele oficiale

O altă greșeală este să alegi un furnizor care nu are semnăturile recunoscute sau testate pe platformele instituțiilor publice. Unele certificate nu funcționează corect cu toate browserele sau aplicațiile de depunere online, ceea ce duce la frustrare și timp pierdut.

Ce întrebări să pui înainte să alegi furnizorul

Pentru a evita greșelile de mai sus, înainte să iei decizia, pune aceste întrebări:

• Este furnizorul autorizat oficial și listat în Trusted List?
• Ce tipuri de semnături oferă (avansată, calificată)? Pot să fac upgrade dacă am nevoie ulterior?
• Cum sunt stocate și protejate cheile private? Există autentificare cu doi factori?
• Există taxe ascunse (pentru reînnoire, revocare, marcaje temporale)?
• Cum arată suportul tehnic? Este disponibil 24/7?
• Ce soluții oferă: token, cloud sau ambele? Sunt compatibile cu instituțiile publice din România?
• Cum este procesul de reînnoire? Simplu sau birocratic?

Dacă furnizorul răspunde transparent și complet la aceste întrebări, ai șanse mari să faci alegerea corectă.

Cum să alegi corect furnizorul de semnătură electronică

Pentru a evita greșelile menționate, e bine să ai în vedere câteva criterii de selecție clare:

• Acreditarea oficială – verifică dacă furnizorul apare pe lista națională și europeană a prestatorilor de servicii de încredere calificați.
  
• Tipurile de semnături oferite – asigură-te că ai acces la semnătura calificată, singura cu valoare juridică deplină, dar și la variante mai flexibile (cloud sau token) dacă le preferi.
  
• Nivelul de securitate – întreabă despre metodele de protecție a datelor și despre standardele criptografice folosite.
  
• Transparența costurilor – solicită o ofertă clară și verifică dacă există taxe ascunse (ex. reînnoire, suport, extra utilizatori).
  
• Suport și ușurință în utilizare – o platformă intuitivă și un serviciu de asistență prompt fac diferența în momentele critice.
  

Concluzie

Alegerea furnizorului de semnătură electronică nu ar trebui să fie o decizie grăbită sau bazată doar pe preț. Este o investiție care îți asigură atât conformitatea legală, cât și liniștea că documentele tale vor fi recunoscute în fața oricărei instituții naționale sau europene. 

Un certificat digital AMC Sign îți poate oferi exact acest echilibru: siguranță, transparență și un proces simplu de utilizare, adaptat cerințelor actuale!

Bibliografie

1. Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS)
2. Autoritatea pentru Digitalizarea României – Lista furnizorilor de servicii de încredere calificați